from 01.01.2018 until now Russian Federation
from 01.01.2004 until now Rostov-on-Don, Rostov-on-Don, Russian Federation
from 01.01.2018 until now Rostov-na-Donu, Rostov-on-Don, Russian Federation
VAC 08.00.13 Математические и инструментальные методы экономики
UDK 33 Экономика. Экономические науки
GRNTI 06.35 Учетно-экономические науки
GRNTI 06.52 Экономическое развитие и рост. Прогнозир-ние и планирование экономики. Экономич. циклы и кризисы
OKSO 38.07.02 Экономическая бехопасность
BBK 6529 Экономика предприятия (фирмы)
BISAC BUS068000 Development / Economic Development
BISAC BUS069010 Economics / Comparative
This article describes the current trends in the use of electronic document management systems (EDMS) in business, which consists in the study of new software, their pros and cons for successful business management. Also, taking into account the variety of SED, recommendations are given for the most popular of them, an analysis of their advantages. Given the demand for EDS in modern business, it is very often necessary to face various inconveniences of their use. This is especially true for companies that have an individual approach to doing business. In this regard, the article provides diagnostics of risks for their application based on an electronic rating and comments. The conclusion is made about the further development of such systems and their expansion of functionality. At the moment, a huge number of companies are switching to electronic format, which is why there are prospects for SED.
electronic document management, business processes, risks of SED, advantages of SED, comparative analysis of SED
- Введение
Бизнес в современном мире является тенденцией и очень распространен, поэтому большинство людей стремятся к нему. Однако, как показывает практика, недостаточно лишь желания для открытия бизнеса. Сейчас, что бы правильно вести дело человеку нужно пройти обучение, изучить законы, связанные с его деятельность, в том числе и ограничения, иметь первоначальный капитал и многое другое. Естественно, что контроль за всеми процессами должен осуществляться профессионально [6].
Раньше предпринимателю приходилось нанимать отдельных специалистов, таких как бухгалтеры, администраторы и др., если он не мог справится сам со сложными задачами.
На сегодняшний день, все эти процессы можно перевести в автоматический режим. СЭД – один из методов упорядочения и централизации документов на предприятии, основанный на электронных носителях в различных программах и системах.
Поскольку данный вид намного проще, то большинство компаний ведут 100% своей документации электронно, из них малую часть отправляют для подписи и подтверждения в бумажном виде.
Действительно, такая методика охватывает огромный объем информации и при этом не теряется, если самостоятельно не ликвидировать из системы.
Поэтому изучение СЭД является актуальным в настоящее время. Их полезность в бизнесе и фирме, упрощении процессов можно считать в тоже время и оспоримыми, поскольку существует множество систем электронного документооборота, у которых есть свои преимущества и риски. Они по разному могут влиять на процессы в компании, ведь у всех своя методика управления.
- Методы исследования
Эмпирическую базу исследования составляют данные из экономических журналов, статей и по представлению информации самих компаний по разработке СЭД. Вся работа основана на анализе рейтинга систем в различных форумах, сравнительном анализе и оценках пользователей. Фактические данные были взяты из опросов пользователей и интернет обсуждениях, где можно было выявить плюсы и минусы разработки.
- Результаты
В настоящий момент, человеку для обучения достаточно пройти онлайн курс, в котором можно много раз пересматривать урок и в конечном итоге все понять, а чтобы открыть свой бизнес нужно всего лишь зарегистрироваться на каком-то определенном сайте, таком как «МОЕ ДЕЛО» или «ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС» [1]. Они помогают быстро запустить процесс, легко оформить первичные документы, свяжут с государственными и налоговыми органами, подскажут какую лучше систему налогообложения выбрать и как предложат бухгалтерские услуги (выбирать не обязательно, в самой системе также можно легко вести отчетность). Такие приложения хороши и продолжают развиваться, они также обладают надежностью и эффективностью сохранения данных. После формирования первичных документов неизбежно и образования новых входящих, внутренних и исходящих, поэтому за ними также необходим контроль. Технологический прогресс и здесь дал свой рывок в развитии. За всеми процессами документооборота сейчас следит программа, к самым известным в настоящее время следует отнести «ДЕЛО», «ТЕЗИС» и «Directum».
В зависимости от количества пользователей/лицензий приведена диаграмма на рисунке 1, показывающая популярность их использования [2].
Рис.1. Частота использования СЭД на период 2017-2019 гг.
Данная статистика объясняется тем, что стоимость электронного выпуска счет-фактуры значительно ниже, чем бумажный, а значит и эффективность выше. Компании не приходится выделять больше дополнительных затрат и открывать дополнительные архивы с расширением кадров. Однако есть и минусы:
- большинство документов, передаваемых в государственные органы, отправляются в бумажном виде;
- еще нет четко разработанной системы регулирования передачи электронных документов
- нет автоматической системы роуминга [3].
Все эти факторы являются тормозящими в процессе освоения электронного документооборота.
В бизнесе также внимательно относятся к этим пунктам. Однако есть некоторые дополнительные преимущества при использовании СЭД в производстве:
1) контроль процесса более доступен и прозрачен.
2) доступ к базе ограничен и возможен только для санкционированных людей.
3) сокращение времени на выполнение рутиной работы [5].
Многие пользователи при выборе СЭД учитывают такие критерии как возможности автоматизации работы, наличие технической поддержки, объем вмещаемой информации, стоимость системы и удобство пользования. Поэтому в ходе исследования был проведен анализ отзывов и показателей ранее приведенных систем электронного документооборота, результаты которого представлены на рисунке 2.
Рис.2. Оценка пользователей СЭД
Показатели были взяты из отзывов более 10 пользователей и экономических блогов. На их основе уже строилась оценка каждой системы по 10-ти балльной шкале.
По этим данным можно сказать, что ни одна система еще не достигла своего идеала. У каждой есть свои недостатки и преимущества. В зависимости от нагрузки и организации применения СЭД по-разному проявляет свои качества. Например, Тезис известная система, у которой хорошие показатели и вместительность информации, но стоимость для многих пользователей оказалась велика. Дело – это программа, которая существует еще с 90-х. У нее много доработок и удобств в использовании, но поскольку сама считается простой в интерфейсе, то не сильно привлекает пользователей.
Большим минусом у всех оказалась стоимость, в том числе и у Directum. Его версия lite считается самой дешевой из всех, но потом после ее приобретения необходимо будет докупать дополнения, из-за чего цена системы окажется больше остальных.
Для бизнеса эти показатели не менее важны для расчета рисков, ведь содержание и использование таких систем входит в затраты фирмы. Нередко бывают случаи, когда из-за сбоя системы теряется клиент или партия товаров, поэтому большинство предпринимателей держат в запасе бумажные носители [4].
4. Обсуждение и заключение
Таким образом, сравнивая разные системы по новизне и показателям, можно снова вернуться к тому, что ни одна не достигла самых высоких результатов. Пока технологии развиваются, велика вероятность, что с высоким спросом в СЭД, их начнут совершенствовать и делать открытыми в использовании. Сейчас организации переходят на электронные носители в основном из-за упрощенного документооборота, но со временем это может стать одной из платформ ведения бизнеса и государственным регулированием документооборота. Ведь СЭД предусматривает не только централизацию и распределение документов, еще и прозрачное ведение дел. Учитывая не малый уровень коррупции в стране можно сказать, что «белого бизнеса» как такового нет. Это происходит по причине того, что не все процессы могут отследить государственные органы, проводя личные проверки и не вся «черная» бухгалтерия выводится наружу. Поэтому электронный формат дает возможность отследить такого рода нарушения, либо вообще их предотвратить.
1. Internet-accounting "My business" [Electronic resource]. - Mode of access: https://www.moedelo.org
2. Journal of electronic content, documents and business processes [Electronic resource].- Mode of access: https://ecm-journal.ru/
3. Kornilova K.Y. Advantages and disadvantages of electronic document management systems" [Electronic resource]. - Mode of access:http://unives.EN/ /stati/article_post/dostoinstva-i-nedostatki-primeneniya-sistem-elektronnogo-dokumentooborota
4. Kulinich M. N. Risks of introduction of system of electronic document management and ways to overcome them" / M. N. Kulinich, M. G., Komakhidze, A. S. Luk'yanova // Herald DGTU. 2014. №4 (79). - Mode of access: https:// cyberleninka.ru/article/n/riski-vnedreniya-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-i-sposoby-ih-preodoleniya
5. Electronic documents: benefits and drawbacks [Electronic resource]. - Mode of access: https://www.klerk.ru/buh/articles/ 395047/
6. Electronic document management as a way to optimize business processes" [Electronic resource]. - Mode of access: https://www.kp.ru/guide /ielektronnyi-dokumentooborot-na-predprijatii.html
